Zasady przetwarzania danych osobowych w Miejsko Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Myślenicach

25 maja 2018

Ochrona danych osobowych i RODO

Z dniem 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (nazywane również „RODO”).

Poniżej przekazujemy ogólne wyjaśnienia dotyczące zasad przetwarzania Państwa danych osobowych w Centrum Usług Społecznych w Myślenicach oraz informacje o przysługujących Państwu prawach.

Informacje na tej stronie nie są wiążące i mają na celu wyjaśnienie przysługujących Państwu praw w zakresie ochrony danych osobowych.

Kim jest administrator danych

Administrator danych to podmiot decydujący o celach i sposobach ich przetwarzania. W niektórych przypadkach to przepisy prawa wskazują, kto jest administratorem danych.

Szczegółową informację o tym, kto jest administratorem Państwa danych znajdą Państwo na naszych stronach dotyczących poszczególnych form pomocy.

Administratorem danych przetwarzanych w Centrum mogą być:

Poniższe informacje dotyczą tylko przypadków, gdy administratorem Państwa danych jest Centrum Usług Społecznych w Myślenicach.

W jakim celu przetwarzamy państwa dane osobowe

W każdym przypadku CUS musi posiadać podstawę do przetwarzania danych osobowych. Szczegółowe informacje o podstawie przetwarzania danych znajdą Państwo również na naszych stronach dotyczących poszczególnych form pomocy.

Jak długo będziemy przechowywać dane

Czas, przez który przechowujemy dane wynika z przepisów prawa. W większości wypadków będzie to czas określony kategorią archiwalną dokumentów, która jest ustalana przez Archiwa Państwowe na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym.

Komu ujawniamy państwa dane

Przykładamy szczególną wagę do ochrony Państwa prywatności, Wasze dane będą udostępniane innym podmiotom jedynie w następujących przypadkach:

  1. Jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa. Na przykład:
    • będziemy musieli udostępnić Państwa dane na żądanie sądu, prokuratury lub policji.
    • będziemy udostępniać dane organizacjom pożytku publicznego, którym CUS powierzyło realizację zadań
  2. Jeżeli wyrazicie Państwo zgodę na udostępnienie danych, udostępnimy je zgodnie z treścią tej zgody.

Dane będą również ujawniane podmiotom realizującym świadczenia (są to tak zwane podmioty przetwarzające). Mogą to być na przykład:

W każdym z tych przypadków, podmiot przetwarzający może przetwarzać dane jedynie na polecenie CUS a jego obowiązki są ściśle określone w zawartej umowie. Przed zawarciem umowy, CUS sprawdza, czy podmiot przetwarzający daje gwarancje ochrony Państwa interesów.

Jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (tzw. RODO) daje osobom, których dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z szeregu przysługujących im praw. Poniżej opisujemy krótko te prawa, wyjaśniamy jak z nich skorzystać oraz wskazujemy przypadki, w których prawa te nie będą Państwu przysługiwały.

Prawo dostępu do swoich danych

Każda osoba, która zwróci się do CUS z takim żądaniem, otrzyma informację, czy Centrum Usług Społecznych przetwarza jej dane osobowe oraz dodatkowo informacje:

"odbiorca" oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania

Ponieważ ilość przetwarzanych danych jest bardzo duża, Centrum Usług Społecznych może poprosić Państwa o sprecyzowanie, których danych dotyczy Państwa wniosek. Jeżeli wyszukanie danych wymaga niewspółmiernie dużego wysiłku związanego z wyszukaniem danych osobowych, CUS wezwie Państwa do udzielenia informacji pozwalających na wyszukanie tych danych.

Centrum nie przekaże Państwu powyższych informacji i danych, jeżeli przepisy prawa nakazują mu zachowanie tych danych w tajemnicy lub jeżeli ich udostępnienie wpływałoby niekorzystnie na prawa innych osób.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Z prawa tego mogą Państwo skorzystać w następujących przypadkach:

  1. jeżeli kwestionują Państwo prawidłowość danych – CUS ograniczy przetwarzanie na okres, który pozwoli mu na sprawdzenie prawidłowości danych.
  2. jeżeli CUS przetwarzałby dane z naruszeniem prawa powinien usunąć Państwa dane. Mogą Państwo w zamian zażądać ograniczenia ich przetwarzania.
  3. jeżeli CUS chciałby usunąć Państwa dane, bo nie są mu one już potrzebne, mogą Państwo zażądać ograniczenia ich przetwarzania, jeżeli są one potrzebne Państwu do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. W takim wypadku CUS poprosi Państwa o wykazanie, że rzeczywiście są one potrzebne w takim celu osobie, której dane dotyczą.
  4. jeżeli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach (informację o podstawie przetwarzania otrzymacie Państwo w czasie zbierania danych), do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie CUS są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

Jeżeli przetwarzanie zostanie ograniczone, CUS nie będzie wykonywało na danych żadnych operacji i ograniczy się jedynie do przechowywania tych danych.  CUS będzie mógło jednak wykonywać inne operacje, jeżeli:

  1. wyrazicie Państwo na to zgodę.
  2. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  3. dla ochrony praw innej osoby fizycznej.
  4. z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii lub państwa członkowskiego.

Z praw tego nie będą Państwo mogli skorzystać, jeżeli z innych przepisów wynika jego ograniczenie.

Prawo do poprawienia lub uzupełnienia danych

Jeżeli Państwa dane są nieprawidłowe lub niepełne mają Państwo prawo do żądania ich poprawienia lub uzupełnienia.

Prawo do usunięcia danych

Prawo to bywa nazywane również prawem do bycia zapomnianym. Prawo to przysługuje Państwu w następujących przypadkach:

  1. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane. Proszę zauważyć, że w tym przypadku CUS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  2. osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opierało się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania. Proszę zauważyć, że CUS tylko w wyjątkowych przypadkach przetwarza dane na podstawie zgody, a jeżeli zostanie ona wycofana, powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  3. Osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych:
    1. z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na interesie publicznym lub prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania. CUS powinien zaprzestać ich przetwarzania również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
    2. wobec przetwarzania jej danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego. CUS nie przetwarza jednak danych w takim celu.
  4. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. CUS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  5. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega administrator. CUS powinien usunąć Państwa dane również, jeżeli nie złożą Państwo żądania skorzystania z tego prawa.
  6. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego, o których mowa w art. 8 ust. 1 RODO. Centrum Usług Społecznych nie przetwarza jednak danych w takim celu.

Wbrew informacjom medialnym, prawo to ma charakter uzupełniający i będą mogli Państwo z niego skorzystać w wypadkach, gdyby CUS nie zrealizował swojego obowiązku zaprzestania przetwarzania danych.

Prawo do sprzeciwu

Prawo do sprzeciwu przysługuje Państwu tylko w wypadu, gdy dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) lub f) Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych.

Zgodnie z RODO, przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest, co najmniej jeden z poniższych warunków:

  1. osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Litera f) nie ma zastosowania do przetwarzania, którego dokonują organy publiczne w ramach realizacji swoich zadań.

Centrum Usług Społecznych przetwarza dane w celu realizacji obowiązku prawnego, a nie na podstawie powyższych przesłanek. Jeżeli złożą Państwo sprzeciw w sytuacji, gdy prawo to Państwu nie przysługuje, CUS poinformuje Państwa, że nie może uwzględnić sprzeciwu.

Prawo to może znieść osoba ze względu na jej szczególną sytuację, dlatego jeżeli wyrazicie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania danych, CUS poprosi o opisanie szczególnej sytuacji będącej podstawą tego sprzeciwu.

Prawo do przeniesienia danych

Z prawa tego można skorzystać w odniesieniu do danych przetwarzanych w systemach informatycznych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub na podstawie umowy. Prawo to dotyczy jedynie danych dostarczonych przez osobę lub zebranych od osoby.

CUS nie przetwarza danych spełniających powyższe warunki i w związku z tym nikomu nie przysługuje prawo do przeniesienia danych.

W jaki sposób mogą państwo skorzystać z tych praw

Aby skorzystać z prawa do poprawienia lub uzupełnienia danych mogą Państwo zwrócić się do pracownika, który prowadzi Państwa sprawę.

Aby skorzystać ze pozostałych praw, mogą Państwo:

  1. zwrócić się do pracownika ośrodka, który przekaże Państwa wniosek do odpowiedniej osoby.
  2. złożyć wniosek w formie elektronicznej, za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP: /mgops_myslenice/SkrytkaESP

W każdym wypadku mogą państwo złożyć wniosek drogą pocztową.

Jeżeli złożą Państwo wniosek za pośrednictwem poczty elektronicznej, Centrum Usług Społecznych będzie musiało najpierw potwierdzić Państwa tożsamość i może poprosić o złożenie wniosku inną drogą lub osobistą wizytę.

Wycofanie zgody

W przypadkach, gdy Państwa dane są przetwarzane na podstawie zgody, może ona być w każdym momencie wycofana. W takim przypadku CUS nie będzie mógł już dłużej przetwarzać Państwa danych, które były przetwarzane na podstawie tej zgody.

Wycofanie zgody nie wpłynie na wcześniejsze operacje przetwarzania. Przykładowo, jeżeli wyrazili Państwo zgodę na udostępnienie danych innej osobie/instytucji, to wycofanie zgody nie wpłynie na dane, które zostały już udostępnione.

Po wycofaniu zgody, Centrum Usług Społecznych będzie nadal przetwarzało informację o wyrażeniu i odwołaniu zgody.

Informację o wycofaniu zgody mogą przekazać Państwo w analogiczny sposób, w jaki uprzednio ją wyrazili. Szczegółowych informacji udzieli Państwu pracownik.

Gdzie uzyskają państwo dodatkowe informacje

 

Prawo do złożenia skargi

Przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.